Hvis transaksjonene på QuickBooks-kontoen din har hopet seg opp, har du kanskje prøvd å slette dem. Bare for å oppdage at det ikke er så lett som du først trodde.
For å gjøre saken mer komplisert, er det ikke mulig å slette transaksjoner i bulk på QuickBooks Online. Men det er ingen grunn til bekymring. Denne artikkelen tar sikte på å hjelpe deg med å bli kvitt overskuddsdataene relativt enkelt.
Videre vil du få noen ekstra tips om hvordan du administrerer transaksjoner med QuickBooks.
Før du begynner
For å slette noen få transaksjoner på en gang, bør du bruke verktøyet Batch Delete/Void Transactions.
Dette verktøyet/alternativet kommer med QuickBooks Desktop Accountant 2017. Og det samme gjelder Enterprise og Enterprise Accountant 17.0, eller nyere.
Det er nødvendig å være logget på som ekstern regnskapsfører eller administrator. Og multi-valuta støttes ikke når du sletter flere transaksjoner.
I tillegg er det noen transaksjoner du ikke kan masseslette i det hele tatt.
- Lønnsslipper
- Fakturaer som inneholder refusjon (varer, kjørelengde eller tider)
- Transaksjoner i en lukket periode
- Lønnsansvarssjekker
- Online regningsbetalinger
- Fakturaer med fakturerbare kostnader og tid
- Omsetningsavgiftsbetalinger
Masse-sletting av transaksjoner – trinn-for-trinn-veiledning
Trinn 1
Start QuickBooks, naviger til fil og klikk på "Bytt til enkeltbrukermodus". Noen ganger er det også et "Bytt til flerbrukermodus", ikke klikk på det. Ellers vil du ikke kunne fortsette med ytterligere handlinger.
Steg 2
Derpå, naviger til regnskapsfører og klikk "Batch Delete/Void Transactions". Velg transaksjonene du vil bli kvitt. Du kan gjøre dette fra listen over tilgjengelige transaksjoner.
Trinn 3
Klikk på "Review & Void" for å fortsette med ytterligere handlinger. Dette alternativet er også tilgjengelig som "Se gjennom og slett". Uansett, det gjør det samme.
Trinn 4
Klikk nå på en av de to knappene - "Sikkerhetskopier og slett" eller "Sikkerhetskopier og slett". Denne handlingen er valgfri, og du kan velge «Bare ugyldig» eller «Kun slett» fra rullegardinmenyen.
For å vise menyen, klikk på pil ned ved siden av de nevnte knappene. Det ute av veien, du trenger bare å bekrefte ved å klikke på Ja.
Proff-tips:
Hvis du trenger å holde oversikt over de slettede eller annullerte transaksjonene, gir QuickBooks deg muligheten til å skrive dem ut.
Velg "Vis slettet/ugyldig transaksjonsrapport" og trykk Ctrl/Cmd + P for å skrive den ut. Du kan også ta den lange ruten og velge Skriv ut fra Fil-menyen.
Alternativ metode
Denne metoden gjelder for massesletting av bankfeedtransaksjoner. Her er hva du bør gjøre:
Trinn 1
Velg Banking-menyen og velg din konto. Naviger deretter til alternativet "Til gjennomgang" og velg transaksjonene du vil fjerne.
Steg 2
Trykk på "Batch actions"-knappen og velg "Exclude Selected". Nå kan du gå til Ekskludert-delen og velge de gitte transaksjonene en gang til.
Velg "Batch actions"-knappen igjen og velg "Slett" fra menyen.
Merk:
De som ønsker å fjerne diagrammet med kontotransaksjoner, må fortsatt slette dem én etter én. Men det har vært noen rykter om at QuickBooks vil inkludere et masseslettingsalternativ for dette i fremtiden.
Sletting av transaksjoner én etter én
Denne metoden er noe enklere. Så igjen, det gjelder QuickBooks Desktop, og du må logge på med administrative rettigheter.
Trinn 1
Åpne QuickBooks, naviger til hovedmenyen og velg Lister. Klikk deretter på "Kontooversikt" - den vises under rullegardinmenyen.
Steg 2
Gå til kontoen som inneholder transaksjonene du vil slette og trykk Åpne. Bla gjennom alle transaksjonene og finn den du vil fjerne. Merk at transaksjonene vises i den rekkefølgen du velger, og du kan endre det.
Trinn 3
Når du er fremme ved transaksjonen du ønsker å droppe, velger du Rediger fra hovedmenyen og klikker på Slett. Det er en bekreftelsespop-up og du trykker OK for å bekrefte.
Avanserte filtreringsalternativer
Hvis du kjører alle transaksjonene dine gjennom QuickBooks, kan filtreringsalternativer øke betydelig hastighet på fjerning av overskudd.
For det første lar QuickBooks deg bruke filtre basert på transaksjonstype. Og det beste er at du da kan annullere eller slette dem i henhold til filteret. Gå til alternativet Transaksjonstype, klikk på rullegardinmenyen ved siden av det, og klikk deretter på den spesifikke transaksjonstypen.
Disse inkluderer følgende:
- Bill kreditter
- Regningsbetalingssjekker
- Tilbakebetalingssjekker
- Refusjon av regningen
- Finanskostnader
Bortsett fra dette kan du filtrere transaksjoner etter dato. I den tilgjengelige transaksjonen går du til "Vis transaksjoner etter" og klikker på rullegardinmenyen ved siden av den.
Der kan du velge «Sist endret dato», «Skriv inn dato» og «Transaksjonsdato». I tillegg gir QuickBooks deg muligheten til å skjule eller vise ugyldige eller koblede transaksjoner.
For å skjule eller vise en av dem, klikker du bare på boksen foran det tilsvarende alternativet. Disse er plassert ved siden av rullegardinmenyen Transaksjonstype.
Gjør bøkene dine rene
For øyeblikket er bulksletting av QuickBooks-transaksjoner sannsynligvis mer arbeid enn du hadde forhandlet deg om. Primært på grunn av sikkerhet eller visse reguleringer som former tjenesten.
Hva er din mening om dette? Hvorfor tror du QuickBooks gjorde det vanskelig å slette flere transaksjoner? Del tankene dine med resten av TJ-fellesskapet i kommentarfeltet nedenfor.