Google Docs tilbyr team og kolleger over hele verden muligheten til å samarbeide om et prosjekt på nettet sømløst og effektivt. Jobb alene eller samtidig når som helst på dagen uavhengig av tidssone.
"Det er ganske kult. Hva med evnen til å kommunisere med hverandre? Blir du utsatt for bare å legge igjen kommentarer?»
Det er en måte å gjøre det på. Ikke en veldig god måte skjønt. Du kan alltid bare chatte med en app eller sosiale medieplattformer som Slack eller Facebook Messenger. De fungerer, og det er svært sannsynlig at alle har en Facebook-konto. Du kan imidlertid unngå all denne tredjeparten, hoppe rundt og begynne å chatte rett der i Google Doc.
«Har Google Dokumenter også en chat-funksjon?»
Det gjør det! Bare åpne den og gå i gang med å skrive. Foretrekker du tale-til-tekst fremfor klikkelydene på tastaturet? Så lenge du har et mikrofonoppsett på PC-en, er det bare noen få enkle trinn for å komme i gang.
Fortsett å lese for å finne ut hvordan du kan chatte i et Google-dokument.
Kommunikasjon i Google Dokumenter
Kommunikasjon i et Google-dokument er superenkelt å oppnå uten å bruke en ekstern kilde eller app. Mens du jobber samtidig med arbeidskameratene dine, kan du trekke opp en chatteboks, skrive inn meldingen og sende den ut. Alle som jobber i dokumentet vil motta samme melding som chat-funksjonen brukes til åpen kommunikasjon.
Slik begynner du å bruke chat-funksjonen:
- Ha Google-dokumentet åpent foran deg.
- Du trenger også noen andre som jobber med dokumentet samtidig, ellers vil funksjonen ikke være tilstede for bruk. Anonyme seere vil ikke telle siden chat kun er tilgjengelig for de som dokumentet spesifikt ble delt av.
- Klikk på øverst til høyre i vinduet Chat .
- Skriv inn hvilken melding du ønsker og trykk på Sende knappen eller bare trykk Tast inn .
- Når du ikke lenger trenger chat-funksjonen, klikker du Lukk øverst til høyre i chattevinduet.
Når du lukker chattevinduet, er du ennå ikke fjernet fra selve chatten. Meldinger vil fortsatt bli mottatt etter hvert som samtalene fortsetter. De brukerne som for øyeblikket er i dokumentet som ikke har chat-vinduet åpent, vil ha en rød prikk over Chat ikon. Dette vil indikere for dem at noen har sendt en melding som de ennå ikke har lest. De med chat-vinduet åpent vil motta meldinger etter hvert som de skrives ut.
Alle som er logget på Google Doc kan se meldingene. Det eneste unntaket er de fra anonyme kontoer. De kan ikke se chatten eller de som deltar i en samtale.
Når du lukker Google-dokumentet eller logger av det, fjernes de automatisk fra chatten. Hvis de skulle komme tilbake til dokumentet, vil ikke all chat som har blitt mottatt samt alle meldinger sendt i deres fravær være synlige.
Chatter vil ikke bli lagret, og det er heller ingen måte å eksportere dem på. Hvis du vil beholde et arkiv over tidligere chatteøkter, må du gjøre det ved å ta skjermbilder av samtalen. For de som samarbeider gjennom bruk av en mobil enhet, er alt du trenger å gjøre å åpne filen. Du kan allerede chatte uten ekstra trinn.
Bruke tale-til-tekst
I Google Dokumenter er alt du trenger en fungerende mikrofon og en PC for å forlate den grunnleggende chatten for det mer håndfrie tale-til-tekst-alternativet. Du vil når som helst kunne pause og gjenoppta diktering ved å bruke verbale kommandoer.
Før du starter:
- Forsikre deg om at mikrofonen er riktig satt opp og er fullt operativ.
- Foreløpig er tale-til-tekst kun tilgjengelig for PC-brukere og fungerer ikke fra din mobile enhet.
- Funksjonen fungerer best når stemmen din kommer tydelig frem, så sørg for at arbeidsmiljøet ditt er fritt for unødvendig bakgrunnsstøy.
Hva du må gjøre for å begynne å bruke tale-til-tekst:
- Åpne Google-dokumentet inne i Chrome-nettleseren.
- Fra menyen øverst klikker du på Verktøy og så Stemmeskriving...
- En mikrofonboks vises hvis den er aktiv. Du må klikke på den for å aktivere mikrofonen din til å begynne å diktere tale-til-tekst.
- Snakk tydelig og i normalt tempo slik at talen er lett å fange opp og feilfri.
- Når du er ferdig med dikteringen, klikker du på mikrofonboksen igjen for å lukke den.
Hvis du på noe tidspunkt under talen din føler at du har gjort en feil eller snublet over ordene dine, kan du bruke musen til å rette det. Bare flytt markøren til der feilen ble gjort og fiks det før du slår av mikrofonen.
Når feilen er rettet, for å fortsette med diktatet, kan du flytte markøren tilbake til der du slapp.
Talekommandoer og tegnsetting
Bruken av talekommandoer er kun tilgjengelig på engelsk. Både kontospråket og språket for Google Doc må også settes til engelsk, ellers vil det ikke fungere. For å se en fullstendig liste over alle kommandoene som er tilgjengelige, kan du sjekke ut den offisielle brukerstøtteartikkelen eller si "talekommandoerhjelp" i mikrofonen mens du skriver.
Kommandoene som er tilgjengelige for deg, kan hjelpe deg med å redigere og formatere Google-dokumentet mens du bruker tale-til-tekst. Du kan også si tegnsetting for å plassere den der det passer. En liste over brukbare tegnsetting og kommandosignaler:
- Periode
- Komma
- Utropstegn
- Spørsmålstegn
- Ny linje
- Ny paragraf
Kan ikke bruke chat-funksjonen
Du og en annen bruker er begge i Google-dokumentet og prøver å kommunisere, men av en eller annen grunn er chat-ikonet ingen steder å finne. Dette kan være av flere forskjellige årsaker:
- Begynner med den mest usannsynlige muligheten for at du kan være mindreårig. Ja, du leste riktig. Hvis du for øyeblikket er under tretten år (kan oppdages via Google Gmail-kontoprofilen din), slås Chat-funksjonen automatisk av.
- Som nevnt ovenfor kan ikke anonyme brukere se eller delta i diskusjonen på Google Dokumenter. Det kan være at du ikke er logget på Gmail-kontoen din (eller den feil) eller at du har blitt fjernet fra prosjektet. Sjekk førstnevnte før du blir gal på Doc-eieren for å starte deg opp uten varsel.
- En administrator kan slå av Chat-funksjonen hvis du jobber med G Suite. Må ta det opp med den som driver systemets sikkerhet på jobben for å få det aktivert. Det er også mulig å bli invitert til å se et dokument av noen som for øyeblikket bruker G Suite der administratoren deres også har deaktivert Chat.