Du kan bruke Excel til å dele informasjon i mindre biter. Å finne dataene du trenger og manipulere dem er et viktig mål for mange Excel-brukere.
Hvis du har en persons fulle navn, må du kanskje nullstille bare fornavnet eller etternavnet. For eksempel, hvis du sender en vennlig automatisert e-post til kundene dine, må du bruke deres fornavn for å unngå å høres upersonlig ut. Hvis du ser over en liste over respondenter, kan det være viktig å bare bruke etternavnene deres, eller å skjule etternavnene deres for å opprettholde anonymiteten.
Excel gjør denne prosessen enkel, og det er mange forskjellige tilnærminger du kan ta. Her er en opplæring som hjelper deg med å lage separate kolonner for fornavn og etternavn ved hjelp av formler. Vi dekker spørsmålet om mellomnavn også.
Excel-formler for å dele opp navn i deler
Hvor begynner du?
Skille fornavn
Dette er den generiske formelen:
=VENSTRE(celle,FINN(” “,celle,1)-1)
For å utføre det, erstatt celle med cellepekeren som inneholder det første fulle navnet du vil dele opp. I dette eksemplet vil du velge B2 og angi formelen:
=VENSTRE(A2,FINN(” “,A2,1)-1)
Det er imidlertid viktig å merke seg at på noen enheter bruker denne formelen semikolon i stedet for komma. Så hvis formelen ovenfor ikke fungerer for deg, må du kanskje bruke følgende versjon i stedet:
=VENSTRE(celle;FINN(" ";celle;1)-1)
I eksemplet vil du bruke:
=VENSTRE(A2;FINN(" ";A2;1)-1)
Nå kan du ganske enkelt dra fyllhåndtaket ned til slutten av kolonnen Fornavn.
VENSTRE-funksjonen lar deg skille en streng, fra venstre side av teksten. FINN-delen av denne formelen finner det første rommet i det fulle navnet, slik at du får den delen av det fulle navnet ditt som kommer før et tomt mellomrom.
Derfor forblir bindestrek fornavn sammen, og det samme gjør fornavn som inneholder spesialtegn. Men kolonnen Fullt navn vil ikke inneholde mellomnavn eller mellominitialer.
Komma eller semikolon?
Hvorfor er ikke formelen lik for alle?
For mange Excel-brukere bruker Excel-funksjoner kommaer for å skille inndata. Men på noen enheter er de regionale innstillingene forskjellige.
For å finne ut hvilket symbol som brukes av Excel, begynner du ganske enkelt å skrive inn formelen. Når du begynner, skriv inn =VENSTRE(, vil du se en pekepinntekst som foreslår riktig formatering.
Skille etternavn
Ta samme tilnærming til å skille etternavn. Denne gangen bør du bruke HØYRE formel, som skiller strenger fra høyre side.
Formelen du trenger er:
=HØYRE(celle, LEN(celle) – SØK(“#”, ERSTATT(celle,” “, “#”, LEN(celle) – LEN(ERSTATNING(celle, ” “, “”)))))
I eksemplet ovenfor vil du bruke følgende formel i celle C2:
=HØYRE(A2, LEN(A2) – SØK(“#”, ERSTATT(A2,” “, “#”, LEN(A2) – LEN(ERSTATT(A2, ” “, “”)))))
Nok en gang må du kanskje bytte fra komma til semikolon, noe som betyr at du kanskje må bruke:
=HØYRE(A2; LEN(A2) – SØK(“#”; ERSTATT(A2;” “; “#”; LEN(A2) – LEN(ERSTATNING(A2; ” “; “”)))))
Bindestrek etternavn og etternavn med spesialtegn forblir intakte.
Hvorfor er denne formelen mer kompleks enn den for fornavn? Det er vanskeligere å skille mellomnavn og mellominitialer fra etternavn.
Hvis du vil at mellomnavn og initialer skal stå oppført med etternavnene, kan du bruke formelen:
=HØYRE(celle, LEN(celle) – SØK(” “, celle))
eller:
=HØYRE(A2, LEN(A2) – SØK(” “, A2))
eller:
=HØYRE(A2; LEN(A2) – SØK(" "; A2))
Men hva om du vil skille mellomnavnene? Dette er mindre vanlig, men det kan være nyttig å vite.
Skille mellomnavn
Formelen for mellomnavn er følgende:
=MIDTE(celle, SØK(” “, celle) + 1, SØK(” “, celle, SØK(” “, celle)+1) – SØK(” “, celle)-1)
I eksemplet ovenfor får du:
=MIDDEL(A2, SØK(” “, A2) + 1, SØK(” “, A2, SØK(” “, A2)+1) – SØK(” “, A2)-1)
Hvis Excel bruker semikolon, er formelen:
=MIDDEL(A2; SØK(” “; A2) + 1; SØK(” “; A2; SØK(” “; A2)+1) – SØK(” “; A2)-1)
Etter å ha skrevet inn formelen, drar du fyllhåndtaket ned. Her er en mellomnavn-kolonne lagt til eksemplet ovenfor:
Hvis det fulle navnet ikke inneholder noe mellomnavn eller initial, får du nullverdier i denne kolonnen, som kan vises som #VERDI!. For å få tomme celler i stedet for #VERDI!, kan du bruke IFERROR-funksjonen.
Deretter blir formelen din:
=FEIL(MIDDEL(celle, SØK(” “, celle) + 1, SØK(” “, celle, SØK(” “, celle)+1) – SØK(” “, celle)-1),0)
eller:
=FEIL(MIDDEL(A2, SØK(” “, A2) + 1, SØK(” “, A2, SØK(” “, A2)+1) – SØK(” “, A2)-1),0)
eller:
=FEIL(MIDDEL(A2; SØK(” “; A2) + 1; SØK(” “; A2; SØK(” “; A2)+1) – SØK(” “; A2)-1);0)
Én tilnærming til å skille flere mellomnavn
Hva skjer hvis noen på listen din har flere mellomnavn? Ved å bruke formelen ovenfor, vil bare deres første mellomnavn bli hentet.
For å løse dette problemet kan du prøve en annen tilnærming til å skille mellomnavn. Hvis du har opprettet kolonnene for fornavn og etternavn, kan du ganske enkelt kutte dem av. Alt som er igjen vil telle som mellomnavn.
Denne formelen er:
=TRIM(MIDTE(celle1,LEN(celle2)+1,LEN(celle1)-LEN(celle2&celle3)))
Her refererer celle1 til cellepekeren under kolonnen Fullt navn, celle2 refererer til cellepekeren under kolonnen Fornavn, mens celle3 refererer til cellepekeren under kolonnen Etternavn. I eksemplet ovenfor får vi:
=TRIM(MIDDEL(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
eller:
=TRIM(MIDDEL(A2;LEN(B2)+1;LEN(A2)-LEN(B2&D2)))
Hvis du går med denne formelen, trenger du ikke å bekymre deg for nullverdier.
Rask oppsummering
Her er formlene du kan bruke for å dele opp fulle navn i deler:
Fornavn: =VENSTRE(celle,FINN(” “,celle,1)-1)
Etternavn: =HØYRE(celle, LEN(celle) – SØK(“#”, ERSTATT(celle,” “, “#”, LEN(celle) – LEN(ERSTATNING(celle, ” “, “”)))))
Mellomnavn: =FEIL(MIDDEL(celle, SØK(” “, celle) + 1, SØK(” “, celle, SØK(” “, celle)+1) – SØK(” “, celle)-1),0)
Alternativ formel for mellomnavn: =TRIM(MIDTE(celle1,LEN(celle2)+1,LEN(celle1)-LEN(celle2&celle3)))
Skille for- og etternavn uten å bruke formler
Hvis du ikke har lyst til å skrive ut en haug med formler som kan bli skrevet inn feil, kan du dra nytte av Excels innebygde veiviser for konvertering av tekst til kolonner.
- Sørg for at Data fanen velges fra menyen øverst og marker kolonnen du vil konvertere.
- Klikk deretter på Tekst til kolonner.
- Neste, sørg for Avgrenset er valgt og klikk Neste
. - Velg nå Rom fra alternativene og klikk Neste.
- Deretter endrer du Mål til "$B$2" og klikk Bli ferdig.
Sluttresultatet skal se slik ut. 
.
Sluttresultatet skal se slik ut. 
Et siste ord
Det er mange andre måter å løse dette problemet på i Excel. Hvis ingen av de tilgjengelige alternativene gjør det du trenger, gjør litt mer forskning.
Å bruke formler er relativt enkelt, og det avhenger ikke av hvilken versjon av Excel du bruker. Men dessverre kan du fortsatt støte på feil.
For eksempel, hvis en persons fulle navn begynner med etternavnet, vil det bli delt fra hverandre på feil måte. Formlene vil også ha problemer med etternavn som inneholder prefikser eller suffikser, for eksempel le Carré eller van Gogh. Hvis noens navn slutter på Jr., vil det bli oppført som etternavnet.
Det er imidlertid endringer du kan legge til for å løse disse problemene etter hvert som de vises. Å jobbe med formler gir deg fleksibiliteten du trenger for å takle disse kompleksitetene.