Å ha et stort gruppemøte kan ofte gjøre det vanskelig å ha åpne diskusjoner og utveksle ideer. Heldigvis, med Microsoft Teams, kan det å bli med i grupperom gjøre kommunikasjonen mellom en liten gruppe mye enklere. Hvis du nettopp har begynt å bruke Teams, er du kanskje ikke kjent med nøyaktig hvordan du kan bli med i et slikt rom. Ingen grunn til bekymring, vi har deg dekket.
Etter å ha lest denne artikkelen, vil du gå bort og vite hvordan du kan bli med, opprette, gi nytt navn til eller lukke et breakout-rom i Microsoft Teams. Vi vil også svare på andre verdifulle spørsmål slik at du kan få mest mulig ut av denne robuste programvaren for teamsamarbeid.
Hvordan bli med i breakout-rom i Microsoft Teams?
Breakout rom i Microsoft Teams kan gjøre teamkommunikasjon mye enklere. Ved å bli med i et rom vil du kunne diskutere markedsføringsstrategidetaljer med en gruppe som er spesifikt bygget rundt det. Kanskje du er student, og professoren din må legge deg til et eget rom for noen gruppeoppgaver.
Vit at bare møtearrangørene kan opprette disse rommene. Dette betyr at du bare kan bli med i et grupperom når arrangøren oppretter et. Appen vil umiddelbart flytte deg til rommet, eller du får en invitasjon til å bli med.
På skrivebordet
- Hvis du ikke automatisk legges til i rommet, vent til invitasjonen vises.
- Når popup-vinduet vises, klikk på «Bli med i rommet».
- Du kan nå chatte i dette rommet separat fra hovedmøtet.
- For å gå tilbake til det sentrale møtet, klikk på "Return"-knappen. Du vil ikke se dette alternativet hvis møtearrangøren ikke tidligere har aktivert det.
- Gå tilbake til breakout-rommet ved å klikke på "Bli med i rommet"-knappen.
På mobile enheter
- Vent til popup-vinduet vises.
- Når den gjør det, trykker du på "Bli med" for å bytte til breakout-rommet.
- I tilfelle du går glipp av den første invitasjonen, vil det være et banner øverst i hovedmøtevinduet. Klikk på "Bli med" der.
- Bytt mellom det sentrale møtet og breakout-rommet ved å trykke på knappene "Return" og "Bli med i rommet". Imidlertid er denne funksjonen kanskje ikke alltid tilgjengelig.
Hvordan lage et breakout-rom i Microsoft Teams?
Å opprette et grupperom som møtearrangør kan hjelpe deg med å dele deltakerne inn i mindre grupper. Denne funksjonen er praktisk for klassemøter eller andre møter som involverer gruppearbeid.
Hvis du aldri har administrert grupperom, må du først aktivere dette alternativet:
- Logg på Teams-skrivebordsappen.
- Åpne "Innstillinger"-siden ved å klikke på profilbildet ditt.
- Gå over til "Generelt"-delen og finn fanen "Søknad".
- Sørg for at alternativet "Slå på ny møteopplevelse" er merket av.
- Start appen på nytt.
Du vil nå være klar til å opprette et breakout-rom i det sentrale møtet. Det er imidlertid noen punkter som er verdt å vite:
- Sørg for at alle Teams-deltakere bruker den nyeste appversjonen.
- Bruk desktop-appversjonen til å lage grupperom.
- Du må være møtearrangør for å se alternativet for grupperom på kontrollmenyen.
- Breakout-rom er bare tilgjengelige når du starter et "Møt nå" i en bestemt kanal eller kalender eller i private planlagte møter. Du vil ikke ha muligheten til å ringe disse rommene på vanlige samtaler.
- Ingen av møtedeltakerne vil ha muligheten til å opprette (eller se) alternativet for grupperom, og du kan ikke delegere denne muligheten til dem.
Her er trinnene for å opprette grupperom i Microsoft Teams:
- Start møtet som du pleier.
- Vent til deltakerne blir med.
- Klikk på "Breakout Rooms"-knappen i kontrollmenyen. Det er knappen mellom tilleggsalternativene ellipse og reaksjonskontrollene.
- Velg hvor mange rom du trenger under «Rominnstillinger».
- Under «Deltakere» velger du hvordan du vil at appen skal tilordne nye personer til rommet. Du kan enten velge "Automatisk", som vil tilordne alle personer til det spesifikke rommet, eller "Manuelt", der du legger til deltakere selv. Merk at du ikke kan endre denne preferansen senere.
- Klikk på "Opprett rom"-knappen for å fullføre.
Du har nå opprettet et breakout-rom i Microsoft Teams. Du vil se listen over alle grupperom sammen med romadministrasjonsalternativene på høyre sidefelt.
Hvordan tildele et breakout-rom i Microsoft Teams?
Hvis du valgte alternativet "Manuelt" når du opprettet et grupperom, må du legge til deltakerne selv. Følg trinnene nedenfor for å gjøre det:
- Etter å ha opprettet et rom, klikk på «Tildel deltakere». Du vil se en liste over de viktigste møtedeltakerne på høyre sidefelt.
- Kryss av i boksen ved siden av navnet på personen (eller personene) du vil legge til i rommet.
- Klikk på "Tildel" og velg et rom der du vil legge til disse kontaktene.
- Hvis du vil opprette flere grupperom, gjentar du trinn 2 og 3 til du tildeler alle rommene deres.
Merk: Møtedeltakere som ble med med en bordtelefon, vil ikke kunne bli med i grupperom. Du kan bruke det sentrale møtet som deres grupperom.
Hvordan gi nytt navn til et breakout-rom i Microsoft Teams?
Å gi nytt navn til et grupperom er spesielt praktisk når du arbeider med flere rom. Du kan navngi hver gruppe, slik at den best representerer oppgaven eller personene som er tildelt den. Dette er en relativt enkel oppgave som bare involverer noen få trinn:
- Hold musepekeren over rommet du ønsker å gi nytt navn og klikk på ellipseknappen. Dette vil vise flere alternativer.
- Klikk på alternativet "Gi nytt navn til rom" fra rullegardinmenyen.
- Gi nytt navn til gruppen og trykk "Gi nytt navn" for å fullføre.
- Gjenta trinn 1-3 for alle grupper som trenger å gi nytt navn.
Hvordan lukke et breakout-rom i Microsoft Teams?
Hvis du lukker et grupperom, vil alle deltakerne gå tilbake til sentralmøtet. Du kan enten stenge grupperom individuelt eller samtidig.
Lukk et grupperom individuelt
- Hold musepekeren over "Åpen" romstatus i sidefeltet til høyre.
- Klikk på ellipseknappen for flere alternativer.
- Velg "Lukk rom" fra rullegardinmenyen.
Lukk alle grupperom på samme tid
- Velg alternativet "Lukk rom" i sidefeltet til høyre.
Disse rommene vil nå endre statusen til «Stengt». Når alle deltakerne er tilbake til sentralmøtet, klikker du på "Fortsett" for å fortsette møtet.
Hvordan la deltakere gå tilbake til hovedmøtet i lag?
Som standard kan ikke deltakere gå tilbake til det sentrale møtet mens de er i grupperom. Du må slå på dette alternativet på forhånd. Heldigvis er hele prosessen et stykke kake:
- Gå over til toppen av breakout-rommet og klikk på ellipsen for flere alternativer.
- Klikk på "Rominnstillinger."
- Slå på veksleknappen som lar deltakerne gå tilbake til sentralmøtet.
Møtedeltakerne vil nå ha muligheten til å klikke på "Return"-knappen i grupperom for å ta dem tilbake til det sentrale møtet. De kan også gå tilbake til breakout-rommet ved å klikke på "Bli med i rommet".
Ytterligere vanlige spørsmål
Her er noen flere spørsmål for å hjelpe deg å få mest mulig ut av Microsoft Teams.
Hva med å bruke team og kanaler for arrangementet?
Team og kanaler er viktige komponenter i Microsoft Teams. Team skaper en gruppe mennesker, innhold eller verktøy som omgir spesifikke prosjekter i en organisasjon. De kan enten være private eller offentlige. Hvis hovedmålet er å få et team til å utveksle informasjon privat i en bestemt kanal, kan du opprette grupperom. Denne funksjonen er tilgjengelig i «Møt nå» (kanalmøter).
Du kan ha standard kanal breakout rom hvor alle kan bli med, eller en privat kanal hvor du må invitere deltakere.
Noen av fordelene med å bruke team og kanaler inkluderer enkel materialdeling, ingen URL-møtedeling og et alltid tilgjengelig chat-alternativ.
Hva med mobile team?
Du kan bruke Microsoft Teams-appen til å delta på møter på iOS- eller Android-enheten din. Du kan laste ned appen fra App Store eller Google Play. Når det gjelder tilgang til grupperom, kan du bli med dem på mobilenheten din, men du kan ikke opprette en. Du må bruke skrivebordsversjonen for å gjøre det. Bortsett fra det lar den mobile Teams-appen deg chatte, ringe, dele og laste opp filer, bytte mellom rom eller forlate dem. Når møtearrangøren lukker et grupperom, vil telefonen din automatisk omdirigere deg til det sentrale møtet.
Totalt sett er Mobile Teams et utmerket alternativ for å delta på møter hvis datamaskinen din er utenfor rekkevidde. Å organisere en er imidlertid mye mer effektivt når det gjøres på skrivebordsversjonen.
Mestring av Microsoft Teams Breakout Rooms
Å lage og administrere grupperom i Microsoft Teams er ikke rakettvitenskap. Å mestre hvordan disse rommene fungerer vil bidra til å bedre organisere ethvert møte du står bak. Det er nettopp derfor vi har laget denne guiden. Forhåpentligvis vil du nå være i stand til å bli med, opprette og administrere grupperom med letthet.
Hvilke oppgaver lager du vanligvis grupperom for? Synes du det er lettere å administrere et møte med disse rommene? Del dine erfaringer i kommentarfeltet nedenfor.