Håndtering av dokumenter er en av de viktigste tingene i SharePoint. I næringslivet er dokumenter ofte utviklende ting. De kan starte på OneDrive for Business og ende opp på organisasjonens teamside. Dokumenter endrer ofte plassering, så det er viktig å kjenne inn og ut av å flytte dokumenter i SharePoint.
Flere måter å gjøre det på
Alle som har jobbet i SharePoint vet at det er mange måter å få en bestemt oppgave utført på. Flytting av dokumenter er intet unntak. Om du ender opp med å bruke File Explorer eller Migration Tool avhenger av en rekke faktorer, for eksempel antall dokumenter som flyttes, viktigheten av oppbevaring av versjonshistorikk, metadata og mer.
1. Filutforsker
For å flytte et dokument ved hjelp av Filutforsker, åpne både mål- og kildedokumentbiblioteket (spiller ingen rolle om det er samme sted). Plukke ut Filutforsker i rullegardinmenyen. Dette åpner en utforskervisning for hvert av bibliotekene. Bruk dra-og-slipp for å flytte elementer mellom de to utforskervisningene.
Du kan flytte både mapper og filer og beholde innholdstyper hvis både kilde- og målplasseringene har definerte innholdstyper. Denne metoden beholder også egendefinerte metadata hvis både kilde- og målplasseringene er definert med samme metadata.
Imidlertid er prosessen manuell og det er mer en kopi enn en flytting, noe som betyr at du må slette kildeelementene etter flytting. Den beholder ikke versjonshistorikk eller egenskaper som er opprettet, opprettet av, modifisert og modifisert av egenskaper.
2. Flytt til/Kopier til
Selv om det er nyttig og enkelt Flytte til og Kopier til kommandoer er bare tilgjengelige på SharePoint Online. Dette alternativet lar deg flytte dokumenter fra OneDrive for Business eller SharePoint til en destinasjon i SharePoint eller OneDrive. Velg filen og klikk på en av de to kommandoene. De Flytte til alternativet flytter dokumentet ditt med metadata- og versjonshistorikkbeskyttelse til en annen mappe i samme bibliotek, til et annet bibliotek eller til et annet nettsted.
Denne metoden er perfekt for sluttbrukere, siden den er enkel og grei. Den lar deg kopiere og flytte både filer og mapper. Det beste er at det beholder innholdstyper, tilpasset metadataversjonshistorikk, og de opprettet, opprettet av, modifisert og modifisert av egenskaper. De Kopiere å kommandere, beholder imidlertid bare den nyeste versjonen – den største ulempen er åpenbart det faktum at denne metoden er eksklusiv for SharePoint Online.
3. Administrer innhold og struktur
Hvis du aktiverer SharePoint Servers publiseringsinfrastrukturfunksjon, vil du kunne se en Administrer innhold og struktur-kobling når du navigerer til Nettstedsadministrasjon. Ved å bruke denne funksjonen kan du flytte/kopiere dokumenter. Dette er en av de beste hackene som vil hjelpe deg med å flytte flere dokumenter samtidig mens du beholder versjonshistorikk, opprettet, opprettet av, modifisert og modifisert av egenskaper. Innholdstype og metadata beholdes også ved bruk av denne metoden.
Du må imidlertid slå på publiseringsfunksjonen. Selv da vil du ikke kunne flytte flere mapper. Den kanskje største ulempen med denne metoden er at du må være eier av nettstedet for å bruke den. Oh, og det fungerer bare innenfor et enkelt nettsted.
4. Innholdsarrangør
Bare aktiver innholdsorganiseringsfunksjonen og velg deretter rutingsreglene du vil bruke og legg dokumentet du vil flytte inn i drop-off-biblioteket. Denne metoden lar deg også flytte dokumenter til et hvilket som helst annet nettsted. Det tar litt tid å konfigurere, men du trenger bare å gjøre det én gang. Den beholder også innholdstyper og tilpassede metadata.
Selv om den ikke beholder versjonshistorikk og krever en administrator, har den en nyttig funksjon som lar deg rute dokumentet til en mappe.
5. SharePoint-migreringsverktøy
Microsoft vet at det kan være litt vanskelig å flytte dokumenter i SharePoint. Dette er grunnen til at selskapet kom opp med det gratis SharePoint Migration Tool. Dette verktøyet håndterer alt fra små til store migrasjoner som kan inkludere filer, mapper og til og med lister fra SharePoint-nettstedet ditt. Elementene flyttes til OneDrive eller SharePoint.
Den mest åpenbare fordelen med denne metoden er verktøyets evne til å håndtere store migrasjoner. Den er også veldig tilpassbar og beholder versjonshistorikk. Den er imidlertid ikke kompatibel med SharePoint-versjoner før 2013. I motsetning til dette er noen tredjeparts migreringsprodukter betydelig mer tilpassbare.
6. Tredjepartsprodukter
De fleste tredjeparts dokumentmigreringsprodukter av høy kvalitet er ikke gratis, men de har en tendens til å yte fantastisk, spesielt for store migreringer. De har en tendens til å være skalerbare og svært tilpassbare. De fleste av disse produktene er i stand til å beholde alt, inkludert innholdstyper, metadata, alle egenskaper og versjonshistorikk.
På den annen side koster denne metoden penger. Når du tenker på det faktum at du betaler for et verktøy som hjelper deg med å flytte dokumenter, vil du begynne å lure på hvorfor SharePoint ikke allerede kommer med et brukervennlig alternativ. En annen ulempe her er at tredjepartsprodukter krever en administrator for å konfigurere og kjøre dem.
7. Tilpasset løsning
Til slutt kan du kode din egen tilpassede løsning via en rekke teknikker som REST API. Sluttbrukeren trenger ikke å rute noe, du kan tilpasse så mye du vil, og du kan sørge for at alt beholdes i dokumentene. På en annen side må du kunne kode og bruke litt tid på å skrive og vedlikeholde koden, noe som kan være spesielt vanskelig rundt tidspunktet for produktoppdateringer.
Velg din metode
Det finnes enda flere metoder for å flytte dokumenter i SharePoint, men disse bør dekke de fleste behovene dine. Vurder hva du trenger først, og snart vil du vite nøyaktig hvilken metode du skal bruke for hver.
Hvilken av disse metodene foretrekker du? Har du brukt mer enn én? Diskutere.