Driftsutgiftsrapporter er en av de viktigste komponentene for å administrere virksomheten din ved hjelp av QuickBooks. Den gir deg en oversikt over hva du bruker pengene dine på, og om du styrer økonomien på riktig måte. Men hvordan kjører du utgiftsrapporter i QuickBooks?
I denne artikkelen viser vi deg forskjellige måter å kjøre en utgiftsrapport i QuickBooks. Vi vil også diskutere flere andre utgiftsrelaterte funksjoner som vil hjelpe deg å få grep om utgiftene dine.
Hvordan kjører du en utgiftsrapport i QuickBooks?
I QuickBooks er det ikke nødvendig for deg å kjøre utgiftsrapporter manuelt. Programmet gjør dette for deg automatisk i Rapporteringsseksjonen. Denne prosessen utføres ved å innhente informasjon fra utgiftene du skrev inn ved hjelp av QuickBooks. For å sikre nøyaktige utgiftsrapporter som gir deg et klart bilde av bedriftens utgifter, må du legge inn utgiftene dine direkte i programmet.
Det er mange typer rapporter i QuickBooks. Den mest generelle er Profit & Tap-rapporten som viser alle dine inntekter og utlegg. Hvis du ønsker å kjøre en konkret utgiftsrapport, kan du gjøre det ved å kjøre «Utgifter etter leverandørutgiftsrapport». Slik gjør du dette:
- Gå til fanen "Rapporter".
- I delen "Bedrift og finans" velger du ønsket rapport.
- Velg "Utgifter etter leverandørdetaljer."
- Høyreklikk på rapporten for å få tilgang til den.
Nå har du oversikt over enkelte utgifter til din bedrift. Hvis du vil skrive ut rapporten, klikker du på "Skriv ut" og tilpasser utskriftsegenskapene. Når du er ferdig, trykk "Skriv ut" igjen.
Du kan også lagre rapporten som en PDF-fil. Bare skriv inn "Fil"-delen og klikk "Lagre som PDF."
Hvordan kjører du leverandørutgiftsrapporter på QuickBooks Desktop?
Hvis du bruker QuickBooks på PC-en din, er driftskostnadsrapporter i henhold til leverandører litt annerledes. Prosessen er som følger:
- Logg inn på QuickBooks-skrivebordet.
- Trykk på "Rapporter"-fanen øverst på skjermen.
- Velg "Leverandører og gjeld", og velg deretter "Ubetalte regninger detalj."
Dette vil gi deg tilgang til alle ubetalte regninger som tilhører virksomheten din. Dette lar deg imidlertid ikke se mye dybdeinformasjon om hver leverandør med hvem bedriften din samarbeider med. For å se nærmere på individuelle utgifter fra leverandører, ta disse trinnene:
- Velg "Tilpass rapport"-fanen på skjermen for ubetalte regninger.
- Velg alternativet "Filtre".
- Angi parametrene for å indikere "Betalt status"-regninger.
Dette vil kategorisere utgiftene dine og gi deg en oversikt over hver regning bedriften din har betalt. Hvis det er for mange regninger på skjermen, kan du kategorisere utgiftene ytterligere ved å velge en datoperiode.
Hvordan vise utgifter på årsbasis
Gjennomgang av virksomheten din på årlig basis bidrar til å sikre at virksomheten din forblir solvent. Følgelig er det å gå gjennom utgiftene bedriften din pådrar seg hvert år en integrert del av å administrere økonomien din med QuickBooks. Slik kan du spore utgiftene dine på årsbasis:
- Klikk på "Rapporter"-menyen.
- Gå til "Finn rapport etter navn" og velg "Transaksjonsdetalj etter konto."
- Mens du ser på rapporten din, trykker du på "Tilpass"-fanen.
- Trykk på "Filter"-knappen for å få tilgang til flere alternativer.
- I "Transaksjonstype"-menyen trykker du på "Utgift".
- Mens du går gjennom "Konto"-menyen, velg kontoene du vil se i rapporten.
- Velg alternativet "Kjør rapport".
- Velg "Rapportperiode" og velg "Dette regnskapsåret" eller "Dette kalenderåret."
- Trykk på alternativet "Kjør rapport".
Når du er ferdig, kan du trykke "Lagre tilpasning" for å lagre preferansene for rapporten din. Som et resultat trenger du ikke å gjøre de samme endringene hver gang du mottar rapporten.
For å gå til den tilpassede rapporten igjen, gjør følgende:
- Gå til "Rapporter"-delen.
- Trykk på "Egendefinerte rapporter."
- Velg den tilpassede rapporten.
Hvordan vise utgifter
Hvis du vil at utgiftsrapportene dine skal vise hvor mye penger du betaler leverandører per måned, kan du gjøre det på denne måten:
- Gå inn på "Rapporter"-menyen.
- Finn og velg «Utgifter etter leverandørsammendrag».
- Trykk på "Tilpass"-alternativet.
- Oppgi datoperioden for rapportperioden, avhengig av datoene for regningene dine.
- Trykk på "Kolonner"-menyen i fanen "Kolonner/rader".
- Velg "Måneder".
- Trykk på alternativet "Kjør rapport".
Her er hva du bør gjøre for å lagre månedlige rapporter:
- Mens rapporten kjører, trykk på "Lagre tilpasning"-fanen.
- Skriv inn navnet på rapporten.
- Velg om du vil dele rapporten med utvalgte brukere eller alle brukere. Hvis du ikke velger noen av alternativene, vil bare skaperen av rapporten ha tilgang til den.
- Trykk på "OK"-knappen.
Etter at du har lagret rapporten, er det ganske enkelt å finne den. Bare følg disse handlingene:
- Gå til "Rapporter"-menyen.
- Velg "Egendefinerte rapporter".
- Søk etter rapporten etter det tidligere lagrede navnet.
Hold utgiftene dine i sjakk
Nå som du vet hvordan du kjører utgiftsrapportene dine i QuickBooks, både på årlig og månedlig basis, vil det være mye enklere å holde styr på økonomien din. Du kan når som helst få tilgang til rapportene dine for å se om det har vært noen unødvendige utgifter som har skadet virksomheten din. I så fall, bruk QuickBooks for å finne ut hvilke utgifter som ikke har plass i virksomheten din.