Google Docs er et flott verktøy for samarbeid ettersom det lar flere personer redigere og jobbe med ett enkelt dokument samtidig, uten å miste oversikten over hvem som gjør hva.
Hvis du eller organisasjonen din bruker Google Dokumenter, kan det være nyttig informasjon å vite hvem i teamet som har sett hvilket dokument og når. Fra å sikre at alle leser et utkast, vilkår og betingelser, det siste bidraget ditt, retningslinjer og prosedyrer eller et annet viktig dokument, er det viktig å kunne se hvem som gjorde hva og når.
Inntil nylig kunne du ikke se hvem som så på Google-dokumentene dine. Du kunne se hvem som redigerte den, men ikke hvem som bare leste den. Hvis de ikke lagret, redigerte eller la igjen en kommentar, ante du ikke om en bestemt person leste den siste versjonen av et dokument i det hele tatt.
Siden du kan dele Google Dokumenter med skrivebeskyttede tillatelser, kan du dele dokumentet med noen personer med den hensikt at de skal gjennomgå dokumentet, men ikke gjøre noen endringer.
Gjeldende versjoner av Google Dokumenter lar deg konfigurere innstillinger slik at du kan se hvem som har sett Google Dokumenter. La oss ta en titt på hvordan du kan gjøre dette selv.
G Suite Activity Monitor
G Suite brukes vanligvis av organisasjoner der samarbeid er avgjørende. Hvis du bruker G Suite til å samarbeide med andre regelmessig, kan du bruke Activity Monitor for å se visningsloggen til alle Google Dokumenter-filer.
Følg disse trinnene for å gjøre det:
- Åpne en Google Sheet-fil
- Klikk på den oppadgående trenden pilikon øverst til høyre, eller gå til Verktøy nedtrekksmeny
- Åpne Aktivitetsoversikt
- Klikk på Alle seere for organisasjonsfanen din
Denne prosessen vil gjøre deg i stand til å spore visninger i dokumentet, inkludert dato og klokkeslett for siste visning for hver visningsdel.
Hvis du ikke ser Aktivitetsovervåking-alternativet i Google-dokumentet ditt, betyr det sannsynligvis at du er logget på gratisversjonen av Google Dokumenter, eller en personlig konto, i stedet for en G Suite-versjon.
Seer- og kommentartrender
I tillegg til å se hvem som har sett på Google-dokumentene dine, lar Activity Monitor deg også se trender når folk har sett på eller kommentert dokumentet ditt.
Seertrend: Viser deg et stolpediagram over antall unike seere over et hvilket som helst tidsrom du velger fra 7 dager til hele tiden.
Kommentar Trend: Viser stolpediagrammer over kommentartrenden over et hvilket som helst tidsrom fra 7 dager til hele tiden.
Slå av Vis logg i Google Dokumenter
Hvis du av en eller annen grunn ønsker å slå av et dokuments visningslogg, kan du også gjøre det ved å følge disse raske trinnene:
- Åpne Google Sheet
- Klikk på den oppadgående trenden pil i øvre høyre side av legen din eller gå til Verktøy fra rullegardinmenyen
- Åpne Aktivitetsoversikt
- Plukke ut Personverninnstillinger
- Under Dokumentinnstilling, veksle Vis min visningshistorikk for dette dokumentet til av
Dette alternativet er også tilgjengelig i den personlige eller gratisversjonen av Google Dokumenter. Hvis du jobber med et dokument, men ikke vil at samarbeidspartnerne dine skal vite det før du er klar til å dele de siste revisjonene dine, kan du slå av visningsloggen.
Start med å åpne Google Sheets, og klikk på Innstillinger.
Innstillinger-menyen lar deg slå av visningsloggen din med "Aktivitetsdashbord"-innstillingene. Når du har slått dette til "av", klikker du OK for å lagre endringene.
Slik ser du hvem som har gjort endringer i Google-dokumentet ditt
Versjonskontroll er svært viktig, spesielt hvis du jobber i en regulert bransje. Versjonskontroll er noe Google Docs har gjort godt en stund. Dokumenter viser hvem som har redigert et dokument, lagret eller delt det. Dette fungerer faktisk ikke bare med G Suite, men også med personlige Google-dokumenter.
Hvis du er interessert i versjonskontroll eller vil forsikre deg om at ingen har gjort endringer de ikke burde gjøre uten å låse filen, kan du finne ut av dette ved å følge disse trinnene:
- Åpne et Google-ark du vil spore
- Plukke ut Fil og Versjonshistorikk
- Plukke ut Se versjonshistorikk
Et vindu skal vises til høyre på skjermen som viser hver lagring og redigering for det aktuelle dokumentet. Avhengig av hvordan du har konfigurert G Suite eller Google Dokumenter, kan du også se disse dataene ved å velge koblingen «Siste redigering ble...» øverst i dokumentet. Det tar deg til nøyaktig samme sted.
Innenfor dette vinduet bør du også ha muligheten til å se den forrige versjonen av dokumentet før redigeringene ble gjort.
Dette er viktig for versjonskontroll siden du har et revisjonsspor for hvilke endringer som ble gjort, når de ble gjort og av hvem. Det er også nyttig hvis du har gjort noen endringer, sover på det, ombestemmer deg og ønsker å rulle dem tilbake.
Slik ser du hvem som har delt Google-dokumentet ditt
Du kan også se hvem som har delt Google-dokumentet ditt og når. Du kan også se delingsinnstillingene slik at du bedre kan kontrollere tilgangen til dokumentet ditt.
- Gå til drive.google.com
- Klikk på MyDrive til venstre
- Klikk på den lille Jeg knappen i øvre høyre hjørne
- Klikk Aktivitet
- Enten klikk på hver fil eller mappe individuelt eller gå gjennom rullefeltet til høyre på skjermen. Dette vil vise deg hvem som har delt dokumentet ditt.
Du kan også sjekke fra dokumentet ved å velge Del. Navnene på enkeltpersoner vil vises i popup-vinduet. Hvis det er flere personer, velg et navn og listen over alle navn vises.
Siste tanker
Din mulighet til å finne ut hvem som har sett, delt og redigert dokumentene dine er begrenset hvis du ikke har tilgang til en G Suite-konto. men det er fortsatt måter å få grunnleggende informasjon på.
Ved å følge trinnene i denne veiledningen kan du raskt og enkelt se hvem som har sett, redigert og endret Google Dokumenter-dokumentet ditt på noen måte.