Kontorkulturen endrer seg kontinuerlig, med flere ansatte som velger å jobbe eksternt. Det trenger imidlertid ikke å påvirke produktiviteten. Å jobbe sømløst mens du også jobber eksternt var nesten umulig på en gang, men fremskritt innen teknologi betyr nå at du kan samarbeide med kolleger selv i de mest avsidesliggende områdene. Microsoft Teams forenkler virkelig forenkler prosessen.
Si «farvel» til endeløse e-postsamtaler og hold styr på vedlegg. Du kan laste opp og dele filer på samme sted som du holder møter. Finn ut hvordan du effektiviserer prosedyrene for eksterne kontorer og deler online ved hjelp av Teams.
Deling på et skrivebord
En av fordelene med å laste opp filer til Teams er at du får en lenke for å dele en fil med andre. Det betyr at du ikke trenger å laste opp den samme filen flere steder for å gi alle tilgang til den.
Du kan dele filer på flere måter fra et skrivebord.
Under gruppe- eller en-til-en chat
Først kan du dele filer mens du er i en chat-økt. Gå til Velg fil-ikonet som ser ut som en binders. Den ligger rett under boksen der du skriver meldinger. Når du velger filen, vil Teams laste opp en kopi av originalen.
Du har også en rekke filtilgangsalternativer å dele. Du kan velge å laste opp fra datamaskinen din direkte, eller du kan bruke en Business-konto for OneDrive. Enhver tredjeparts skylagring er også tilgjengelig hvis du eller administratoren din har lagt den til i Teams-appen.
Hvis du er uvillig til å bruke bindersikonet, kan du også laste opp en fil ved å klikke på chatens Filer-fane. Rull ned og velg Del for å laste opp en fil.
Deling med teamet ditt i en kanal
Du trenger ikke vente til du chatter med et teammedlem for å laste opp en video. Klikk på det samme bindersikonet for Velg fil i kanalen.
Alternativt kan du også gå til Filer-fanen i kanalen din og klikke på Last opp. Begge alternativene fører deg til neste vindu der du kan velge filer.
Deler en lenke
Du kan dele en lenke med dem i en gruppe eller individuelt. Dette er usedvanlig enkelt og flott for å dele Google-dokumenter, nettsteder, videoer og mer.
Alt du trenger å gjøre er å trykke på formatikonet under chat-boksen. Deretter trykker du på de tre horisontale prikkene og klikker på «Link.» Lim inn koblingen og send filen til kontakten din.
Deling med iOS
Hvis du jobber fra en iOS-enhet, er det relativt enkelt å dele en fil, og trinnene ligner på å bruke en Windows-PC. En av de enkleste måtene å dele på er å gå til ikonet for Velg fil-binders under meldingsboksen. Derfra velger du filen fra enheten din eller bruker skylagring.
Hvis du vil dele en fil som allerede er på Teams, trykk på ellipsen for Flere alternativer og bla ned til Filer.
Alternativt kan du også dele innen Teams ved å gå til en allerede opplastet fil og trykke på ikonet Flere alternativer. Rull ned og velg Del og velg deretter personen eller gruppenavnet du vil dele med ved å bruke søkefunksjonen.
Selvfølgelig kan du alltid omgå disse trinnene og ganske enkelt bruke funksjonen Kopier lenke. Ved å bruke lenken kan du dele filer utenfor Teams-appen. Du kan også laste ned en kopi til telefonen via alternativet Send en kopi for å dele filen på et senere tidspunkt.
Deling med Android
Å dele filer på en Android-enhet er relativt enkelt. Legg ved filer under en samtale ved å trykke på Velg fil binders-ikonet under komposisjonsboksen. Velg en fil du vil dele fra mobilenheten eller skytjenesten. Du kan også laste opp filer på nettet eller skrivebordsappen for å se dem senere på enheten din.
Hva om du vil dele noe som allerede er lastet opp til Teams? Gå til navigasjonslinjen nederst i appen og sveip oppover. Når du ser menyalternativene, blar du til Filer og velger det.
Derfra, se etter filen du ønsker fra listen over nylig åpnede filer eller skylagringsfiler. Trykk på ellipseikonet for Flere alternativer og bla ned og trykk på Del.
For å velge mottakere kan du gå til Chat-fanen og søke etter gruppenavn, person eller nøkkelord. Du kan også velge mottakere fra Kanal-fanen og søke etter kanalnavn eller nøkkelord.
Samarbeid gjort enkelt med delingsfunksjonen
Del og samarbeid om filer sømløst med den samme appen du bruker til å gjennomføre møter. Du har en rekke opplastingsalternativer og kan til og med redigere filer samtidig. Kommenter videofiler eller rediger MS Office-dokumenter i samklang med andre teammedlemmer. Endringene dine vil sømløst smelte sammen mens du arbeider med filen.
Hvor ofte bruker du Teams Share-funksjonen? Hva er din favorittmåte å dele? Hvorfor? Fortell oss om dine opplevelser i kommentarfeltet nedenfor.