Du kan gjøre mange ting for å forbedre teamets effektivitet, og å bruke en samarbeidshub som Microsoft Teams er en av dem. Det er et flott kommunikasjonsverktøy du kan bruke til å chatte, dele filer og ha lyd- og videomøter med teamet ditt.
Hvis du akkurat har begynt med Teams, er du kanskje ikke sikker på hvordan du planlegger et møte. Det er flere måter du kan gjøre dette på, og alternativene dine vil avhenge av hvilken Microsoft Teams-versjon du bruker. I denne artikkelen vil vi gi deg alle detaljene du trenger å vite.
Planlegge et møte i Microsoft Teams
Microsoft Teams-kontoen din er koblet til alle Microsoft 365 Group-produktene som SharePoint, Outlook, Yammer osv. Og kalenderen du bruker i Teams er direkte koblet til Microsoft Exchange-kalenderen.
Outlook bruker også Exchange-kalenderen. Det betyr at når du planlegger et møte via Outlook, vil det automatisk vises i Teams og omvendt. Slik kan du planlegge et møte i Microsoft Teams:
- I Teams-chatten klikker du på Avtale et møte ikonet (under boksen for den nye meldingen.)
- Velg deretter Kalender, som er på venstre sidepanel, og klikk deretter på Nytt møte.
- Et popup-vindu vises. Du kan velge klokkeslett og dato for møtet.
- Når du er ferdig med planlegging, klikker du Lagre. Etter det lukkes popup-vinduet, og du kan sende møteinvitasjonene ved hjelp av Outlook.
Planleggingsassistent
I popup-vinduet kan du også bruke funksjonen til Planleggingsassistent. Denne funksjonen vil hjelpe deg å finne riktig tidspunkt for alle medlemmene i teamet ditt, inkludert deg.
Når du velger dette alternativet, vil du kunne se når møtedeltakerne er ledige og når de er opptatt. Mørk blå representerer tidslukene når de er utilgjengelige. De lyseblå sporene er de tilgjengelige tidene, og de grå tidslukene er deltakerens arbeidsfrie timer.
Inviter folk utenfor teamet ditt
Noe av det flotte med Microsoft Teams er at du kan invitere folk utenfor organisasjonen til å bli med i møtet.
De trenger ikke engang å ha en Microsoft Teams-lisens. Alt du trenger er deres navn og e-postadresse, og du kan sende invitasjonen. Her er hva du må gjøre:
- Åpne Legg til nødvendige deltakere alternativet i popup-skjemaet Nytt møte.
- Klikk på Valgfri.
- Skriv inn personens e-postadresse.
- Klikk på Invitere, vil en e-postinvitasjon snart lande i innboksen deres.
Du kan også planlegge et møte som skal finne sted i en bestemt Teams-kanal. På Nytt møte skjema, velg Legg til kanal. Når du har konfigurert den og sendt invitasjonene, kan du ikke endre kanal.
Hvis du trenger å gjøre en endring, må du opprette nye invitasjoner. Dessuten, hvis et møte skal finne sted på en kanal, vil alle som er en del av det teamet kunne bli med på møtet, selv om de ikke fikk invitasjonen.
Microsoft Teams gratisutgave
Hvis du bruker en gratis utgave av Teams, lurer du kanskje på hvor planleggingsalternativet i appen din er. Vel, dessverre, i gratisversjonen av Microsoft Teams kan du ikke planlegge et møte.
Men det betyr ikke at du ikke kan ha et møte i det hele tatt. Appen har Møt nå mulighet for når du må samle laget raskt.
Alt du trenger å gjøre er å klikke på kameraikonet ved siden av Møt nå og velg deretter alle navnene på personene som skal delta på møtet. Denne funksjonen er også tilgjengelig for abonnementsbaserte Teams-kontoer.
Mer om Microsoft Team Meetings
Du kan ha opptil 250 personer i ett enkelt Teams-møte. Du kan imidlertid ikke se alle deltakerne samtidig. Før nylige oppdateringer kunne du bare se opptil fire aktive deltakere på en samtale. Nå kan du ha ni deltakere på skjermen samtidig. Men den nye oppdateringen brakte noen andre spennende innovasjoner.
Microsoft Teams-møtedeltakere har nå bedre lydkvalitet og tilpassede bakgrunner for møtene. Du kan også feste en video hvis det er behov for å fokusere mer på en bestemt møtedeltaker. Andre møterelaterte funksjoner inkluderer en virtuell lobby, skjermdeling og interaktiv feilsøking.
Bring teamet ditt nærmere
Det er mange måter du kan gjøre arbeidsplassen mer effektiv ved å bruke Microsoft Teams. Det er stort sett en chat-basert og fildelingsapp. Men det er også et fantastisk verktøy når du trenger å ha en videokonferanse med teamet ditt.
Å planlegge et møte med en planleggingsassistent gjør logistikken med å finne riktig tidspunkt mye mer komfortabel. Og hvis noen ikke er en del av organisasjonen eller teamet ditt, kan de fortsatt bli med. Bare send dem en invitasjon via e-post.
Har du noen gang deltatt på et Microsoft Teams-møte? Eller planlagt en? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.