Bilde 1 av 6
Millioner av mennesker bruker Microsoft Outlook til å administrere e-post og kalender, både på jobb og hjemme. Det er et bevis på nytten, men sannheten er at få mennesker virkelig vet hvordan de skal få mest mulig ut av funksjonene.
Å lære noen enkle triks kan spare deg for tid, hjelpe deg med å jobbe mer effektivt og til og med synkronisere hjemmet og arbeidslivet. Disse tipsene er rettet mot Outlook 2013, 2016, 2019 og Microsoft 365, men mange gjelder også for eldre versjoner av Outlook.
Tips #1: Eliminer gjentatt skriving ved å bruke hurtigdeler
Hvis du regelmessig trenger å skrive en standard tekstblokk, kan du lagre den som en "Rask del" for enkel innsetting i e-postene dine.
- Marker teksten i komponistvinduet.
- Klikk på "Sett inn" fanen for å rulle ut båndmenyen.
- Plukke ut "Raske deler" og velg “Lagre utvalg i Quick Parts-galleriet."
- Klikk "OK" i popup-rammen for å lagre den nye hurtigdel-frasen.
I fremtiden, når du begynner å skrive den samme tekstblokken, vil du se den dukke opp som et forslag. Truffet "komme tilbake" for å sette inn teksten i sin helhet. Du kan også velge frasen din med musen ved å bruke "Raske deler" fall ned. Høyreklikk på den for plasseringsalternativer, eller rediger og administrer hurtigdeler og andre «byggeklosser».
Tips 2: Skriv en melding for å levere på et fremtidig tidspunkt
Hvis du har noen nyheter eller meldinger du ikke vil dele umiddelbart, lar Outlook deg utsette levering til et spesifisert tidspunkt.
- Skriv e-posten din og legg til mottakeren din. Gjør alt klart til å sende som du normalt ville gjort.
- Klikk på "Alternativer"-fanen. En uttrekksmeny vil vises under den.
- Klikk på "Forsinket levering" eller velg det lille pilikonet i "Sende" boksen, avhengig av Outlook-versjonen og operativsystemet.
- I popup-rammen velger du datoen og klokkeslettet du vil at mottakeren skal motta e-posten, og klikker deretter "Lukk" eller "Sende" avhengig av Outlook-versjonen og operativsystemet.
- Klikk "Sende" når ferdig.
- Hvis du bruker en Exchange-server, kan du nå lukke Outlook. Hvis du bruker POP eller IMAP, må du la programmet være åpent til den angitte sendetiden har gått.
Du kan også oppdatere dato og klokkeslett eller slette meldingen helt før den sendes. Besøk "Utkast" mappe og klikk "Avbryt sending." Deretter kan du gjenskape meldingen og sende den på en ny dato eller klokkeslett.
Tips #3: Lag en mappe for vanlige søk
Du kan alltid søke i gjeldende mappe ved å skrive inn ord eller uttrykk i søkefeltet, som finnes over meldingslisten. For ofte søkte termer kan du imidlertid forenkle jobben med en "Søk" mappe.
Gå til "Mappe" fanen og høyreklikk på "Søk mappe" å lage en. Velg mellom en rekke maler (e-post fra bestemte personer, e-post merket som viktig osv.) eller sett opp dine egne kriterier ved å bruke "Opprett en tilpasset søkemappe" alternativ.
Den nye søkemappen din vises i mapperuten på venstre side av Outlook-vinduet; klikk på den for å se meldinger som oppfyller de valgte betingelsene. Høyreklikk og velg "Gi nytt navn til mappe" for å gi den et passende navn.
Tips 4: Automatiser tilbakevendende oppgaver med raske trinn
Hvis du opplever at du regelmessig utfører en bestemt oppgave, for eksempel å videresende en innkommende e-post til en kollega eller invitere en gruppe mottakere til et møte, Raske trinn kan spare deg for tid. Du finner et sett med forhåndsdefinerte Raske trinn i midten av Hjem fanen, men den virkelige kraften til funksjonen kommer i å definere din egen.
Klikk på rullegardinpilen og velg "Nytt hurtigsteg" for å lage en egendefinert sekvens av handlinger som kan kategorisere, flytte, flagge og slette meldinger med et enkelt musetrykk.
Ved å klikke på uttrekkspilen, som du finner nederst til høyre i "Raske trinn" båndgruppe, åpner en dialogboks der du kan duplisere og redigere snarveier slik at du kan lage en rekke varianter av et tema.
Tips 5: Sorter e-posten din med regler og betinget formatering
De «Regler» rullegardinmenyen i 'Bevege seg' delen av 'Hjem' fanen gir alternativer for å opprette og administrere regler for automatisk behandling av meldinger når de kommer inn. Hvis du velger en melding før du klikker, vil den tilby å opprette en regel som påvirker lignende meldinger. Plukke ut "Opprett regel" og du vil få muligheten til å angi alle slags kriterier å se etter, inkludert avsender, mottaker, størrelse, dato osv. Du vil også velge hva som skal skje med e-poster som samsvarer med de angitte kriteriene.
En lignende funksjon er Betinget formatering, som du finner ved å klikke "Vis innstillinger" etterfulgt av "Utsikt" fanen. Dette flytter eller behandler ikke meldinger, men det viser e-poster som samsvarer med bestemte kriterier i en spesifisert skrifttype og farge, slik at du umiddelbart kan se dem i innboksen din.
Tips #6: Fjern automatisk unødvendige meldinger
Hvis du vil spare plass eller rydde opp i en uhåndterlig e-postløype, kan du Rydde opp verktøy i Outlook 2013 og nyere kan hjelpe. Den analyserer en fullstendig e-postsamtale og sletter alle meldinger som har blitt sitert i sin helhet i en påfølgende melding – på den måten kan du fortsatt se hva som er sagt ved å sjekke etterfølgende meldinger.
Å bruke Rydde opp, klikk på rullegardinmenyen på "Hjem" og velg om du vil rydde opp i en enkelt samtale eller en hel mappe. For å implementere ytterligere kontroll over innstillingene dine, klikk på "Innstillinger" -knappen i popup-varslingen for å velge hva slags meldinger som skal fjernes og hva som skal stå i fred.
Tips #7: Deleger tilgang til e-post og kalender
Hvis en bestemt situasjon eller hendelse krever at du gir Outllok-kontotilgang til en annen person, kan du midlertidig la noen andre administrere innboksen din og avtaler. For å sette opp dette, åpne "Fil" fanen, og klikk deretter på "Kontoinnstillinger" rullegardinmenyen og velg "Delegattilgang." Klikk "Legg til" og skriv inn navnet på personen (eller personene) du vil gi tilgang til.
Du vil se et sett med rullegardiner for tillatelser. Standardinnstillingene lar delegaten din få tilgang til og oppdatere kalenderen og oppgavelisten din, mens e-post og kontakter forblir private. Du kan justere tillatelsene til dine behov.
Merk: En delegat må bruke samme versjon av Outlook som deg, og elementene du vil at de skal få tilgang til, må lagres på en Exchange-server. Delegaten vil ikke ha tilgang til postkassen din som ligger på harddisken din.
Tips #8: Administrer lesebekreftelser
Heldigvis er Outlook veloppdragen nok til å spørre om tillatelse før du sender en lesebekreftelse; du kan tilpasse oppførselen ytterligere ved å klikke på "Fil" fane, åpning "Alternativer," velge "Post" se, og bla ned til «Sporing» seksjon. For å konfigurere frekvensen for sendte kvitteringsforespørsler, velg "alltid" eller "aldri," eller konfigurer dine egne innstillinger for kvitteringsforespørsel.
Et nyttig alternativ er muligheten til å be om en leveringskvittering, som bekrefter at e-posten din har nådd mottakerens e-postserver, uten å insistere på et varsel når den faktisk er åpnet.
Tips #9: Tidssoner
Hvis du reiser på jobb, vil du kjenne frustrasjonen av at møter og avtaler i Outlook dukker opp til feil lokal tid. Heldigvis kan du kontrollere tidssoner fra innstillingene dine. Under "Fil," se etter "Alternativer" og velg "Kalender" å åpne din "Tidssone" innstillinger. Når du har endret din lokale tidssone, vil e-posttidsstempler og kalenderoppføringer vises med passende forskyvning.
Du kan også konfigurere en andre tidssone som skal vises slik at du for eksempel kan holde styr på hva klokken er hjemme, eller se hva klokken er for kollegene dine i utlandet for å sikre at du fanger dem i kontortiden og ikke ikke kontakte dem på et ubeleilig tidspunkt på dagen. Klikk "Bytt tidssoner" for enkelt å bytte fra ett sted til et annet.
Tips #10: Bruk Sticky Notes-funksjonen
Outlook inkluderer en innebygd klistrelapper-funksjon som hjelper deg med å minne deg på eller notere viktig informasjon. trykk "Ctrl + Shift + N" fra hvor som helst i Outlook-grensesnittet for å lage et nytt notat, som kan dras og plasseres hvor som helst på skjermen. Som standard vises notater i lysegul, men du kan tilordne dem til kategorier, noe som får dem til å bytte til den tilknyttede fargen.
For å administrere notatene dine, klikk på "Merk" ikonet nederst på 'Utsikt' panel. Derfra kan du kopiere, organisere og skrive ut notater. Du kan også søke, via feltet øverst til høyre i vinduet, etter notater som inneholder spesifikk tekst.
Tips #11: Kryptert e-post
Hvis du vil bevise at meldingene dine virkelig er fra deg, kan Outlook signere e-postene dine kryptografisk. Du kan til og med gå et skritt videre og kryptere teksten og vedleggene slik at bare mottakere som du har delt nøkkelen med, kan lese dem. For å sette opp dette, åpne "Tillitssenterinnstillinger" ved å klikke "Fil | Alternativer | Tillitssenter” og velge "E-postsikkerhet."
Å kryptere e-poster og legge til en digital signatur er like enkelt som å krysse av i de relevante boksene, men du må opprette og importere en digital ID hvis du ikke allerede har en. Klikk "Få en digital ID ..." for å se lenker til en rekke leverandører, inkludert Comodo, som tilbyr gratis e-postsertifikater.