Hvis du bruker Google Regneark for bedrifter eller for en organisasjon, er det nøkkelen å låse ned eller på annen måte beskytte eiendeler. Utilsiktet endring eller sletting, ondsinnede endringer eller generell ugagn eller feil kan alle føre til at du mister arbeidet ditt, og mens Google tar en sikkerhetskopi av det, er det fortsatt bortkastet tid. Hvis du vil begrense redigering for spesifikke celler eller beskytte andre aspekter av Google Sheets, er denne opplæringen for deg.
Google Sheets tilsvarer Excel og gir noen grunnleggende, men likevel kraftige regnearkverktøy i skyen. Jeg bruker Google Regneark og Dokumenter mye. Selv om det ikke er noe å se på, inneholder de alle de essensielle verktøyene som er nødvendige for produktivitet. De er kanskje ikke så dyptgående som Office eller i stand til så mange funksjoner, men med mindre du er regnskapsfører eller prosjektleder, vil du uansett ikke bruke halvparten av verktøyene som følger med Office.
Det er noen måter å beskytte arbeidet ditt på i Google Regneark. Jeg skal vise deg noen av dem.
Lås celler i Google Regneark
For å begrense redigering for bestemte celler i Google Regneark, låser du dem. På den måten kan bare du eller noen du legger til i den godkjente listen endre disse cellene. Alle personer med tillatelse til å se og se dem, men ikke endre dem. Det er en praktisk måte å kontrollere hvem som gjør hva med dokumentene dine.
Det er to hovedmåter å gjøre dette på. Du kan velge celler og låse dem eller velge hele arket og legge til unntak. Jeg viser deg den første metoden her og unntaksmetoden om et minutt.
- Åpne arket og velg celleområdet du vil låse.
- Velg Data og Beskyttede ark og områder. En menylinje vises til høyre.
- Gi låsen et meningsfylt navn og velg Angi tillatelser.
- Velg Begrens hvem som kan redigere dette området og sett det til Bare deg eller legg til andre fra Egendefinert-alternativet.
- Velg Ferdig når du er ferdig.
Du kan legge til andre personer med Gmail-adressen deres eller velge fra en liste avhengig av hvordan du har konfigurert Google Regneark. Når det er gjort, vil cellene du spesifiserte bli låst for alle andre enn den du gir tillatelse til. Låsen er usynlig inntil noen prøver å endre den som ikke er på listen.
Hvis du ikke vil låse celler fullstendig, kan du vise en advarsel i stedet. Dette lar deg varsle redaktøren om at cellen(e) de skal redigere er viktige og å være ekstra forsiktig.
- Åpne arket og velg celleområdet du vil låse.
- Velg Data og Beskyttede ark og områder. En menylinje vises til høyre.
- Gi låsen et navn og velg Angi tillatelser.
- Velg Vis en advarsel når du redigerer dette området.
- Velg Ferdig.
Med denne innstillingen vil alle som skal redigere den beskyttede cellen se en popup-advarsel som forteller dem "Obs! Du prøver å redigere en del av dette arket som ikke bør endres ved et uhell. Rediger likevel?’ Det er også en spesifikk OK-knapp for å dobbeltsikre at redaktøren virkelig vil endre cellen. Dette er nyttig for å minne de du stoler på om å redigere arket at de spesielle cellene krever ekstra omsorg.
Lås hele Google Sheet
Hvis det ikke er nok å låse celler, kan du låse hele Google-regnearket for å gjøre det lesebart for alle unntatt godkjente brukere. Den følger en lignende prosess som ovenfor, men gjør hele arket urørbart i stedet for spesifikke celler. Hvis du presenterer eller deler arket ditt og ikke vil ha det rotet med det, er det slik du beskytter det.
- Åpne arket du vil låse.
- Velg Data og Beskyttede ark og områder. En menylinje vises til høyre.
- Velg arkvekselen i stedet for Område.
- Velg det spesifikke arket hvis det er mer enn ett.
- Velg Angi tillatelser og legg til brukere som kan redigere.
- Velg Ferdig.
Du kan bruke samme ordning som cellelåsing når det gjelder låsing eller varsling. Den bruker samme oppsett som ovenfor, så jeg vil ikke kjede deg ved å gjenta den.
Legger til celleunntak i et låst ark
Jeg nevnte ovenfor at det er en annen måte å låse celler på, og det er å låse hele arket, men legge til celler som et unntak. Hvis du har et stort ark og bare én eller noen få celler å låse, kan dette være den enkleste måten å gjøre det på. Dette er hvordan:
- Følg prosessen ovenfor for å låse hele Google-regnearket, men stopp før trinn 6.
- Velg Unntatt enkelte celler under arkvelgeren.
- Legg til cellene du vil forbli redigerbare i boksen under. Fortsett til alle cellene er inkludert.
- Velg Angi tillatelser og fortsett derfra.
Du kan legge til individuelle områder ved å velge én gruppe og deretter velge koblingen Legg til et annet område under. Du kan gjenta så mye som er praktisk for å sikre arket fullt ut.
